Spiceworks - Helpdesk

Denne gangen har vi fått i oppgave å prøve ut Spiceworks. Det måtte bli gratisversjonen, men det holder for nå. Spiceworks er et program som kan overvåke maskiner og andre enheter. Det har også et helpdesk system hvor brukere kan rapportere inn feil og problemer de måtte ha. Dette programmet kan brukes sammen med en server for å bruke Active Directory.

Det første du gjør er å installere Spiceworks på maskinen din.
Du får beskjed om å lage en konto når du installerer programmet. Dette er den du bruker for å logge inn senere for å få tilgang til alt, altså Administrator kontoen.
Når du starter programmet skriver du inn brukernavnet og passordet når du får beskjed om å logge inn.

For å legge til brukere utenfor Active Directory må du gå på "Inventory" - "People". Her vil du se alle gruppene og hvor mange brukere som er i hver gruppe. Hvis du vil ha detaljert informasjon om alle sammen samtidig kan du åpne mappen som heter "Everyone". Du har også muligheten til å redigere informasjon om brukere ved å trykke på ønsket bruker.

Du kan legge til datamaskiner og andre enheter i systemet. For å gjøre dette må du sette opp en IP-adress range, altså hvilke IP-adresser som skal søkes gjennom. Nederst i venstre hjørne kan du trykke på "Scan" for å se etter
enheter. Du vil se denne menyen hvis du trykker på "Inventory" - "Devices". Hvis du har IP-adressen til en spesifikk enhet kan du også søke bare på denne IP-adressen. For å gjøre dette må du gå inn på "Settings", som står under brukernavnet, og dermed gå til "Network Scan".

Her har du en liten oversikt over hvilke IP-adressen som søkes gjennom for å legge til enheter. For å legge til en enhet på en spesiell IP-adresse trykker du på "New Scan Entry". Du kan dermed skrive inn admin brukernavn og passord til enheten og den vil bli lagt til automatisk.

En side man kommer til å hoppe gjennom en del ganger i starten er den som heter "Settings". Her har du altså snarveier til det alle de viktigste innstillingene. Hvis du for eksempel vil legge til en e-postadresse til denne helpdesken kan du gjøre det ved å trykke på "Email Settings". Da vil du komme til dette bildet:

Epost koblet til Spiceworks kan være veldig kjekt ettersom brukerne dermed bare trenger å sende en mail til den registrerte eposten, så vil det komme opp som en egen sak i Spiceworks.
Når du skal legge til en epost er det ganske viktig at du har tunga rett i munnen og skriver inn alt riktig. Sånn som jeg har gjort her skal det gjøres hvis du bruker Gmail. Hvilke porter som skal brukes kan du finne ved å bare google den eposttypen du har. Med server inn og ut er det stort sett det samme på alle, bortsett fra at du bytter ut for eksempel gmail med hotmail, eller online.

Eksempel:
Gmail - Inn: smtp.gmail.com Ut: pop.gmail.com
Hotmail - Inn: smtp.hotmail.com Ut: pop.hotmail.com
Online - Inn: smtp.online.com Ut: pop.online.com

Om brukeren skriver en mail med problemet sitt eller om han/hun bruker brukerportalen vil ha samme effekt for deg som IT-ansvarlig. Du har mulighet til å endre det du vil på brukerportalen. Alt fra farger til det som står, og hva som står kan du endre. På toppen av brukerportalen kan du ha bedriftens navn og/eller logo. Her har du også muligheten til å legge inn diverse nyheter om du vil. Det ligger allerede en ferdig mal her som standard, som beskriver litt hva og hvordan su kan legge til ting og tang. Øverst i venstre hjørne kan du velge mellom hvordan du som redigerer ser siden, og forhåndsvisning for det brukerne ser. 

Sånn vil det se ut når alle sakene begynner å strømme inn. Her ser du hvor den kommer fra, når den ble laget og du kan gi saken til de som jobber med det. Når saken blir gitt til en person forsvinner den fra denne lista. Jeg vil anbefale å bruke en egen epost til dette, ettersom hver sak blir til en mail, og hver gang du gjør en endring eller svarer vil det bli sendt en mail tilbake. Min epost gikk fra 5 til 190 eposter i innboksen i løpet av en dag, men dette var fordi jeg ikke brukte ekte eposter.